मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली

मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली में पंजीयन कैसे किया जाए ? मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली में पंजीयन करने के लिए सर्वप्रथम admis.hp.nic.in/manavsampada वेबासाइट पर ‘click here to register’ पर क्लिक करें। तदुपरान्त अपना GPF/CPS/Pran No. प्रविष्ट करें। सर्च करने पर Employee detail Section आएगा जिसमें Treasury MIS से प्राप्त सूचना का मिलान करें। Employee Name, Date of Birth एवं Date of Joining की सूचना में कोई बदलाव नहीं किया जा सकता, किन्तु शेष सूचना बॉक्स में प्रविष्ट आंकड़ों को अशुद्ध होने पर शुद्ध किया जा सकता है अथवा रिक्त बॉक्स में सूचना भरी जा सकती है। Parent Department की सूचना प्रविष्टि में सावधानी बरतने की आवश्यकता है, इसकी जानकारी के लिए प्रश्न संख्या 20 पर क्लिक करें। सूचना की प्रविष्टि कर लेने के बाद Confirm Your Data पर क्लिक करें। डाटा Confirm करने पर Enter Password एवं Confirm Password का बॉक्स खुलेगा जिसमें अपना पासवर्ड सृजित कर दोंनों बॉक्स में प्रविष्ट करते हुए Register Me पर क्लिक करें। क्लिक करने के पश्चात् स्क्रीन पर आपको Login ID और पासवर्ड नजर आएगा इसे आप भविष्य के लिए नोट कर लें। यह Login ID और पासवर्ड आपके द्वारा दर्ज मोबाइल न. पर एस. एम्. एस. के माध्यम से भी प्राप्त हो जायेगा लॉग इन आपका अपना GPF/CPS/Pran No. है और पासवर्ड वही है जो अपने सृजित किया है। इस प्रकार पंजीयन की प्रक्रिया पूर्ण हुई।

मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली में कौन पंजीयन कर सकता हैं? मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली में झारखण्ड सरकार में कार्यरत वैसे सभी कर्मी जिनका विविरण DDO Level Bill Entry system/ Treasury MIS में दर्ज हैं, स्वयं पंजीयन कर सकते हैं। अन्य कर्मी जिनका विवरण DDO Level Bill Entry system/ Treasury MIS में दर्ज नहीं है उनका पंजीयन उनके स्थापना प्रभारी के द्वारा द्वितीय चरण में किया जाएगा।

मुझे पंजीयन करने हेतु किन सूचना की आवश्यता हैं? पंजीयन करने के लिए GPF/CPS/Pran No. मोबाइल न. पैतृक विभाग के नाम की आवश्यकता है।

प्रणाली में लॉग इन कैसे किया जाए ? प्रणाली में लॉग इन करने के लिए Authorised Login Section अंतर्गत Employee रेडियो बटन में क्लिक करने के बाद लॉग आई. डी. (GPF/CPS/Pran No) और पासवर्ड डालें।

क्या मैं डाटा प्रविष्टि के लिए किसी का सहयोग ले सकता हूँ? जी. हाँ आप डाटा प्रविष्टि के लिए निकटतम प्रज्ञा केंद्र का सहयोग ले सकते हैं । प्रज्ञा केंद्र के द्वारा उक्त

http://admis.hp.nic.in/manavsampada/login.aspx वेबसाइट के view Orders/Documents-uploaded by different departments पर स्क्रौल मेन्यु में देखा जा सक है।

पासवार्ड कैसा बदला जाए ? पासवार्ड बदलने लिए Authorised Login section अंतर्गत Forget Pass word/Change पासवर्ड लिंक पर क्लिक करें। Forget/Change पासवर्डका अलग पृष्ट खुलेगा जहाँ अपन पैतृक विभाग का चयन कर अपना GPF/CPS/Pran No. डालें। अब Security Questions का सेक्शन खुलेगा जहाँ अपना जन्म इस तिथि एवं प्रणाली में पूर्व से प्रविष्ट अपना मोबाइल न. प्रविष्ट कर Get Security Code पर क्लिक करें। क्लिक करने पर आपके मोबाइल न. पर sms के माध्यम से Security Code आयगा जिसे Enter Security Code वाले बॉक्स में प्रविष्ट कर Change पासवर्डको क्लिक करें। क्लिक करने पर Reset पासवर्ड का सेक्शन खुलेगा जिसमे आप नया पास वार्ड डाल कर Update पासवर्डको क्लिक करें। आपके पासवर्ड बदलने की प्रक्रिया पूर्ण हुई। अब आप अपने नए पासवर्ड से लॉग इन कर सकते हैं।

क्या होगा यदि मैं अपना पासवर्ड भूल गया? ऊपर उल्लेखित प्रक्रिया को अपनाएं।

अपना डाटा ऑनलाइन कहाँ प्रविष्ट करें? इस प्रणाली में लॉग इन करने से जो पृष्ठ खुलता है उस पृष्ठ पर बायीं ओर logged s PMIS Code एवं आपके नाम के नीचे My Profile पर cursor ले जाएँ। आपको विभिन्न प्रकार के फॉर्म एवं उसके विषय दिखेंगे। आप अपने सूविधानुसार फॉर्म का चयन कर डाटा प्रविष्टि कर सकते हैं।

क्या कोई पत्र है जिसे हाथ से भरा जा सकता है,जिससे डाटा प्रविष्टि में सहायता हो सके ? हाँ। इस प्रपत्र को admis.hp.nic.in/manavsampada वेबसाइट पर जाकर Downloadable Forms 1 to 7 के लिंक पर क्लिक डाउनलोड करें। इस प्रणाली में अपना बायोडाटा प्रविष्ट करने के पूर्व यदि डाउनलोडेड प्रपत्र में सभी आंकड़ा एकत्र कर लेंगे तो ऑनलाइन प्रविष्टि में सहायता मिलेगी।

Mandatory Field से क्या मतलब है? Mandatory Field ऐसी सूचना है जिन्हें प्रविष्ट करना अनिवार्य है। प्रत्येक Mandatory Field के साथ # के निशान लगा होता है।

Mode of Recruitment क्या है? Mode of Recruitment का आशय है सरकार की सेवा में नियुक्ति हेतु अपनाई गयी प्रक्रिया।

कर्मचारी के प्रकार क्या है? कर्मचारी का प्रकार है जो सेवा संहिता के अंतर्गत कर्मचारी के स्टेटस को परिभाषित करता है।

मैंने अपना नाम/जन्म तिथि नहीं डाला परंतु वह सूचना प्रबन्धन प्रणाली में कैसे नजर आ रहा है?

ये सूचना Treasury MIS से प्राप्त होती हैं जहाँ आपके निकासी व्ययन पदाधिकारी के द्वारा ये सूचना प्रविष्ट करायी गयी है। Employee Name, Date of Birth एवं Date of Joining की सूचना में कोई बदलाव नहीं किया जा सकता।

मेरा नाम/जन्म तिथि सही नहीं है। क्या करें? जैसा की आप अवगत हैं आपके निकासी एवं व्ययन पदाधिकारी के द्वारा ये सूचना Treasury MIS में प्रविष्ट करायी गयी है। इस स्तर पर Employee Name, Date of Birth एवं Date of Joining की सूचना में कोई बदलाव नहीं किया जा सकता। इसके लिए अविलम्ब अपने निकासी एवं व्ययन पदाधिकारी के समक्ष प्रमाणिक दस्तावेज के साथ संपर्क करें।

सेवा का नाम क्या है? सेवा का नाम आपकी सेवा से संबंधित अधिसूचित नियमावली जिससे आपकी सेवा नियंत्रित होती है, जैसे सचिवालय में पदस्थापित किसी सहायक के संबंध में ‘झारखण्ड सचिवालय सेवा’। सेवा का नाम फॉर्म 1 एवं फॉर्म 3 में वांछित है। फॉर्म 1 वर्तमान सेवा न नाम प्रविष्ट करना है जबकि फॉर्म में 3 में प्रारंभिक योगदान के समय की सेवा का नाम प्रविष्ट करना है। समान्यत: ये दोनों एक ही होते हैं, किन्तु सरकार की सेवा में पुननियुक्ति (सीमित प्रतियोगता परीक्षा सहित) अथवा प्रोन्नति के मामले में ये भिन्न हो सकते हैं।

मेरी सेवा का नाम सेवा का नाम मेनू में नहीं है. क्या करें? कृपया यह चेक करें कि अपने विभाग का नाम सही प्रविष्ट किया या नहीं। विभाग का नाम सही रहने पर अविलम्ब HRMS- PM के toll free no.पर संपर्क करें।

अपना फोटो कैसे बदला/अपलोड किया जाए? अपना फोटो अपलोड करने अथवा बदलने के लिए फॉर्म 1. Employee Personal Information को क्लिक करें। फॉर्म 1 खुलेगा एवं इस पृष्ठ के निचले भाग में Employee Photo का बॉक्स दिखेगा जिस पर लिखे Choose File को क्लिक करें। ऐसा करने पर आपके कंप्यूटर में रक्षित फ़ाइल् को browse करने की सुविधा मिलेगी। आप अपने रक्षित फोटो को डबल क्लिक कर फॉर्म 1 में ल सकते हैं। इसके पश्चात अपडेट बॉक्स को क्लिक करने पर फॉर्म 1 में आपका फोटो सुरक्षित हो जाएगा।

18 मेरा नाम पंजीयन के लिए नहीं आ रहा है। क्या करें? मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली में झारखण्ड सरकार में कार्यरत वैसे भी सभी कर्मी जिनका विवरण DDO Level Bill Entry system/ Treasury MIS में दर्ज हैं, का पंजीयन करने में क्रम में Treasury MIS से आनिवार्य रूप से पंजीयन जिनका प्रपत्र में नाम, पदनाम एवं जन्म तिथि प्रदर्शित हो जाता है। अन्य कर्मी जिनका विवरण DDO Level Bill Entry system/ Treasury MIS में दर्ज नहीं है उनका पंजीयन उनके स्थापना प्रभारी के द्वारा द्वितीय चरण में किया जाएगा एवं ऐसे कर्मियों से संबंधित उपर्युक्त सूचना प्रदर्शित नहीं होगी। यदि आपका GPF/CPS/Pran No. पूर्व से है किन्तु आपका नाम Treasury MIS से नहीं आ रहा है तो आप अपने निकासी एवं व्ययन पदाधिकारी से अविलम्ब संपर्क करें।

क्या होगा यदि मैं फॉर्म में वर्तमान फॉर्म को सुरक्षित किए बिना अथवा अपडेट किए बिना चला जाऊं? वर्तमान फॉर्म को सुरक्षित किए बिना अथवा अपडेट किए बिना अगले फॉर्म में जाने हेतु क्लिक करने पर एक मैसेज प्रोम्प्ट होगा जिसमें आपके द्वारा प्रविष्ट आंकड़े अथवा परिवर्तन को सुरक्षित किए जाने के संबंध में पुछा जाएगा। इसके बाद भी बिना सुरक्षित किए अगले फॉर्म में जाने पर आपके द्वारा प्रविष्ट की गयी नयी सूचना/आंकड़ा परिवर्तन स्वत: मिट जाएगा।

पैतृक विभाग से क्या मतलब है ? जिस विभाग के द्वारा आपकी नियुक्ति की जाती है अथवा आपका कैडर नियंत्रित किया जाता है वह पैतृक विभाग है। यह पंजीयन के समय दर्ज करना आवश्यक है क्योंकि आपके कैडर पोस्ट पर आपके पदस्थापना आदि की सूचना आपके द्वारा संबंधित फॉर्म में प्रविष्ट की जाएगी एवं भविष्य में आपसे संबंधित संव्यवहार आपके पैतृक विभाग के द्वारा की जा सकेगी।

मैं सरकारी कर्मी हूँ परंतु मैं कोषागार प्रणाली पर नहीं हूँ। मैं कैसे मानव संसाधन सूचना प्रणाली पर पंजीयन कर सकता हूँ? मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली में झारखण्ड सरकार में कार्यरत वैसे सभी कर्मी जिनका विवरण DDO Level Bill Entry system/ Treasury MIS में दर्ज है, स्वयं पंजीयन कर सकते हैं। अन्य कर्मी जिनका विवरण DDO Level Bill Entry system/ Treasury MIS में दर्ज नहीं है उनका पंजीयन उनके स्थापना प्रभारी के द्वारा द्वितीय चरण में किया जाएगा।

मेरा धर्म/संप्रदाय religion menu में नहीं है, क्या करें? कृपया toll free no. पर अविलंब संपर्क करें।

गृह राज्य, गृह जिला तथा एल. टी. सी. गृह नगर क्या है? गृह राज्य एवं गृह जिला आपके स्थायी पता का राज्य एवं जिला है, जबकि अखिल भारतीय सेवाओं को छोड़कर एल.टी.सी. नगर का अभिप्राय झारखण्ड राज्य कोई नगर/शहर आदि है, जो आपके सेवा अभिलेख में गृह जिला के रूप में दर्ज है। अखिल भारतीय सेवाओं के मामले में यह भारत देश के भौगोलिक सीमा अंतर्गत कोई नगर/शहर आदि है।

क्या होगा यदि वर्तमान पता तथा स्थायी पता एक हो? यदि वर्तमान पता तथा स्थायी पता एक हो तो फॉर्म 2 में Permanent Address Detail के check if same as above सेक्शन में के चेक बॉक्स को क्लिक करें।

किसी भी विभाग में योगदान का प्रारंभिक समय क्या है? योगदान किसी विभाग/ कार्यालय में दिया जाता है। सरकार की सेवा में प्रारंभिक योगदान यदि विभाग में दिया गया तो विभाग स्वत: स्पष्ट है किन्तु यदि किसी कार्यालय में प्रारंभिक योगदान किया गया गया है तो उस कार्यालय का नियंत्री विभाग प्रारंभिक योगदान के समय विभाग की परिभाषा में आएगा।

प्रविष्टियों जैसे भर्ती का प्रकार/कर्मी का प्रकार को पुन: Form – 3 में प्रविष्ट करने की क्या आवश्यकता है? फॉर्म 3 में Initial joining से संबंधित सूचना एकत्रित की जा रही है जो सरकारी सेवक के वर्तमान स्टेट्स से भिन्न जो सकती है। यथा – कोई सरकारी सेवक प्रारंभिक योगदान सचिवालय लिपिकीय सेवा में किया हो, किन्तु वर्तमान में सचिवालय सहायक सेवा में हो। सेवा इतिहास तैयार करने हेतु आवश्यक है की प्रारंभिक नियुक्ति से परिवर्तित स्टेट्स सभी का डाटा एकत्र किया जाय ताकि भविष्य में ऑनलाइन संव्यवहार में निर्णय लेने में कोई कठिनाई न हो।

मेरा प्रथम योगदान बिहार राज्य में था। वहाँ की प्रविष्टि कैसे की जाएगी? यदि प्रथम योगदान बिहार राज्य में था तो इसकी प्रविष्टि फॉर्म संख्या 3 के सेक्शन 2 में आवश्य करें। ऐसी स्थिति में फॉर्म 7 के 2(बी) में भी बिहार राज्य में पदस्थापना संबंधी सूचना प्रविष्ट करनी होगी।

नियुक्ति प्राधिकार क्या है? नियुक्ति प्राधिकार का अर्थ उस प्राधिकार से है जिसके आदेश/अनुमोदन से सरकारी सेवा में भर्ती हुई हो।

मेरा पदनाम, पदनाम मेनू में नहीं हैं, क्या करें? यदि फॉर्म 3 अथवा फॉर्म में 7 राज्य का नाम बिहार चयन किया जाता है तो पदनाम की सूची प्रदर्शित नहीं, बॉक्स में पदनाम अंकित करना होगा। किन्तु, झारखण्ड राज्य का चयन करने पर भी यदि पदनाम के ड्राप डाउन सूची में आपका पदनाम पॉप्यूलेट नहीं होगा है तो चेक करें कहीं आपने department/office level/name of office का गलत चयन तो नहीं किया है। यदि चयन में कहीं गलती नहीं है HRMS-PMU SE से toll free no. पर अविलम्ब संपर्क करें।

शिक्षण/प्रशिक्षण विवरण कैसे अद्यतन किया जाए? शिक्षण/प्रशिक्षण विवरण अद्यतन करने हेतु सेक्शन 2 में उपलब्ध रेडियो बटन का इस्तेमाल करें। शिक्षण/प्रशिक्षण के मामले में प्रत्येक पूर्ण प्रविष्टि पर स्वत: Education Details/ Details/Training Detail की सूची प्रदर्शित होगी एक के बाद एक प्रविष्टि पर सूची में स्वत: addition होता जाएगा।

मेरी शैक्षणिक योग्यता मेनू में नहीं है. क्या करें ? यदि शैक्षणिक योग्यता मेन्यु में नहीं है तो ड्राप डाउन मेन्यु में से ‘Other Graduates’/Other Post Graduates’/Other Courses में से किसी का चयन कर ‘Sub Qualification’ के ड्राप डाउन मेन्यु से सही विकल्प का चयन कर सकते हैं। इसके बाद भी यदि शैक्षणिक योग्यता का सही विकल्प नहीं मिलता है तो HRM-PMU के toll free no. पर संपर्क करें।

पारिवारिक विवरण को कैसे अद्यतन किया जाए? पारिवारिक विवरण को अद्यतन करने के लिए सेक्शन 2 में जाएँ। पारिवारिक सदस्यों का विवरण बारी-बारी से प्रविष्ट करें। प्रत्येक पूर्ण प्रविष्टि पर स्वत: Family Detail की सूची प्रदर्शित होगी। एक के बाद एक प्रविष्टि पर सूची में स्वत: addition होता जाएगा।

पारिवारिक सूचना देने के पृष्ठ पर कर्मचारी कोड क्या है? मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली में पंजीयन करने के उपरांत प्रत्येक कर्मी का PMIS Code सृजित होता हैं जो प्रणाली कर्मचारी कोड है।

क्या मुझे सभी फिल्ड की प्रविष्टियां करनी है अथवा केवल mandatory फिल्ड की? सरकार के सेवा में नियोजित प्रत्येक पदधारक को सभी 7 फॉर्म तथा अंतिम घोषणा पत्र में सभी फिल्ड की प्रविष्टियाँ करनी है। किन्तु, mandatory फिल्ड की प्रविष्टियाँ नहीं किये जाने पर संबंधित फॉर्म सुरक्षित नहीं किया जा सकेगा।

संव्यवहारण का क्या मतलब है? सामान्य व्यवहार में आने वाले संव्यवहारण क्या है ? सरकारी संव्यवहारण का अर्थ है सेवा नियंत्री प्राधिकार अथवा इस हेतु प्राधिकृत प्राधिकार के द्वारा किसी सरकारी सेवक की सेवा के संबंध में लिया गया स्थापना/वित्तीय निर्णय, यथा – स्थानांतरण, पदस्थापना, प्रतिनियुक्ति, वित्तीय उत्क्रमण,प्रोन्नति, प्रोन्नति- सह स्थानांतरण, अवनति, आदि। यही सामान्य व्यवहार में आने वाले संव्यवहारण हैं।

स्थानांतरण से क्या तात्पर्य है ? स्थानांतरण का अर्थ है पदास्थापित पद से हटाया जाना। इसमें दो स्थिति बनती है – किसी अन्य समकक्ष पद पर पदस्थापित किया जाना अथवा पदस्थापना हेतु प्रतीक्षारत होना।

प्रतिनियुक्ति से क्या तात्पर्य है? जब किसी पड़ पर पदस्थापित रहते हुए किसी अन्य पद पर कार्य करने हेतु अधिसूचित किया जाए जिसमें वेतनादी पदस्थापना स्थापना से विकलनीय हो, प्रतिनियुक्ति कहलाता है।

प्रोन्नति से क्या तात्पर्य है? प्रोन्नति का अर्थ है धारित पड़ के सेवा संवर्ग के पद सोपान में अगले उच्चतर पड़ के लिए अधिसूचित होना अथवा उच्चतर सेवा संवर्ग के लिए चयनित अधिसूचित होना।

अतिरिक्त प्रभार क्या है? जब किसी राजपत्रित पद पर पदस्थापित रहते हुए किसी अन्य स्वीकृत पद का प्रभार प्रपत्र 202 में ग्रहण किया जाए तो ऐसा प्रभार अतिरिक्त प्रभार कहलाता है।

क्या आदेश संख्या तथा अधिसूचना संख्या एक ही है? आदेश जब गजट में अधिसूचित होता है तब अधिसूचना कहलाता है। राजपत्रित पदाधिकारियों के संबंध में सरकारी संव्यवहार अधिसूचित किये जाते है। फॉर्म संख्या 7 में अधीसूचना संख्या को आदेश संख्या के रूप में ही प्रविष्ट किया जाना है।

प्रोन्नति के स्थानांतरण क्या है? प्रोन्नति के साथ स्थानांतरण का तात्पर्य है एक ही आदेश अथवा अधिसूचना के द्वारा प्रोन्नति के साथ-साथ प्रोन्नत पद पर पदस्थापित किया जाना।

फॉर्म 7 में From State To State/ From Department To Department/ From Office To Office/ From Designation To Designation क्या है? यह संबंधित संव्यवहार के क्रम में प्रविष्ट किया जाना है। From State To State में बिहार से बिहार, से झारखंड अथवा झारखंड से झारखंड हो सकता है। इसी प्रकार विभाग, कार्यालय एवं पदनाम में भी संबंधित संव्यवहार में विभाग, कार्यालय अथवा पदनाम सामान या अलग हो सकता हैं। यदि बिहार राज्य का चयन किया जाता है तो इनके बॉक्स में टंकित कर प्रविष्टियाँ करनी होगी, जबकि झारखंड रज्य के मामले में ड्राप डाउन मेन्यु में चयन करने हेतु प्रदर्शित होगा।

क्या प्रथम योगदान की सूचना को पुन: फॉर्म 7 में प्रविष्ट करने की आवश्यकता हैं? प्रथम योगदान की सूचना को पुन: फॉर्म 7 में प्रविष्ट करने की आवश्यकता नहीं है। यह स्वत: फॉर्म 7 में प्रदर्शित होगा।

ए. सी..पी/एम. ए. सी. पी क्या है ? ए.सी.पी/एम्.ए.सी.पी निश्चित समयावधि में राज्य कर्मियों को दिया जाने वाला वित्तीय उत्क्रमण है जो सेवा में योगदान की तिथि के आधार पर 1.9.2008 के पूर्व 12/24 वर्षों पर एवं उक्त तिथि के पश्चात 10/20/30 वर्षो पर दिया जाता है।

फॉर्म -7 में डाटा प्रविष्टि का अनुक्रम क्या होगा? क्या यह कालानुक्रमानुसार प्रविष्ट करना होगा, अर्थात सेवाकाल में घटित संव्यवहार में क्रम में? फॉर्म - 7 में डाटा कालानुक्रमानुसार प्रविष्ट करना आवश्यक नही है। सेक्सन – 2ए में प्रविष्ट आदेश संख्या की तिथि के आधार पर प्रविष्ट डाटा स्वत: कालानुक्रम में प्रदर्शित होगा।

क्या मैं पूर्व में प्रविष्ट की गयी सूचना को बदल/अद्यतनीकरण कर सकता हूँ?

कृपया HRMS के वेबासाइट पर जाकर HRMS FORM को डाउनलोड करें एवं उसमें यथासंभव सूचना प्रविष्ट करें। इसके पश्चात फॉर्म अपने स्थापना प्रभारी के समक्ष शीघ्र जमा करते हुए अनुरोध करें कि फॉर्म में शेष सूचना भर कर देने की कृपा की जाए। स्थापना से प्राप्त भरे हुए फॉर्म के आधार पर प्रविष्टि स्वयं कर सकते हैं। यदि कंप्यूटर पर प्रविष्टि करनी नहीं आती हो तो प्रज्ञा केंद्र पर जाकर प्रविष्टि करा सकते हैं।

क्या मैं अंतिम प्रपत्र जमा करने के पश्चात सूचना बदल सकता हूँ? अंतिम प्रपत्र जमा करने के पश्चात सूचना संबंधित पदाधिकारी/कर्मचारी के स्तर से नहीं बदला जा सकता है।

क्या होगा यदि मैंने गलत सूचना प्रविष्ट कर अंतिम प्रपत्र भी जमा कर दिया है? यदि किसी पदाधिकारी/कर्मचारी के द्वारा गलत सूचना प्रविष्ट कर अंतिम प्रपत्र जमा कर दिया गया हैं तो ऐसे पदाधिकारी/कर्मचारी अपने स्थापना के प्रभारी पदाधिकारी अथवा अपने नियंत्री पदाधिकारी को इसकी लिखित सूचना संगत दस्तावेज की प्रति के साथ अविलम्ब दे दें ताकि स्थापना के द्वारा आपके प्रविष्ट डाटा के सत्यापन के क्रम में प्रविष्टि में नियमानुसार संशोधन किया जा सके।

फॉर्म 8 में Employee Current Posting Details क्या है? आपके वर्तमान पदस्थापना के कार्यालय की सूचना इस भाग में दर्ज की जानी है।

फॉर्म 8 में Employee Service Book Information क्या है? आपका सेवा - पुस्तक किस कार्यालय में संधारित किया जा रहा है की सूचना इस भाग में दर्ज की जानी है।

फॉर्म 8 में लॉक डाटा बटन क्या है? यह बटन दबाने पर आपके द्वारा फॉर्म 1-8 तक भरी गयी सूचना लॉक हो जाएगी तथा यह ई सेवा – पुस्त के रूप में आपके द्वारा प्र. 52 में उन लिखित कार्यालय के पास चला जाएगा।

उल्लेखनीय है की डाटा लॉक करने के पश्चात इसे अनलॉक नहीं किया जा सकता है अतएव डाटा लॉक करने से पहले सावधानी बरतने की आवश्यकता है।

मैंने पूर्ण सूचना डाले बिना डाटा लॉक कर दिया है। शेष सूचना कैसे दर्ज होगी? डाटा लॉक करने के पश्चात् यह ई सेवा – पुस्त के रूप में आंकी द्वारा दर्ज स्थापना कार्यालय के पास चला गया है। इस स्थापना कार्यालय को ई सेवा – पुस्त में प्रविष्ट आंकड़ों का मिलान करने तथा छूटे हुए आंकड़ो के प्रविष्टि/दर्ज करने का अधिकार प्राप्त है।

फॉर्म 8 में Employee Basic Information तथा Employee Related Information क्या है? इसमें दिखने वाले ये आंकड़े (Employee Name, Date of Birth, Email ID, Mobile Number, UID Number Date of Retirement Cadre, Employee Type Employee Type Class) पूर्व में प्रविष्ट किए गये हुए आंकड़ों से ही आ रहा है। यदि इनमें किसी सुधार की आवश्यकता हो तो यहाँ पर की जा सकती है।

यदि सेवा पुस्त/इतिहास महालेखाकार कार्यालय में जमा हो तो सभी डाटा प्रविष्टि कैसे की जाएगी? फॉर्म – 1 से 8 तक की सूचना की प्रविष्टि कर्मी द्वारा स्वयं की जानी है, इसे ही कर्मी व्यक्तिगत डाटा प्रविष्टि कहा गया है। आपके पास जितनी सूचना उपलब्ध होती हो उन्हें उक्त फॉर्म में प्रविष्ट कर दी जाए। जो सूचना आपके पास नहीं है, यथा सेवा पुस्त में दर्ज कतिपय सूचना जो महालेखाकार कार्यालय में होने के कारण आपके पास उपलब्ध नहीं है, इन सूचना को फेस – 2 में आपके स्थापना अथवा महालेखाकार कार्यालय के माध्यम से भरे जाने का प्रावधान किया गया है। ऐसे में फॉर्म – 8 के Employee Service Book Information में कार्यालय चुना जायेगा जो आपका वर्तमान स्थापना का कार्यालय है।

सेवापुस्त सत्यापन क्या है? सेवापुस्त सत्यापन का अर्थ है व्यक्तिगत डाटा प्रविष्टि कार्य के क्रम में कर्मी 8 के लॉक कर दिए जाने के पश्चात प्रविष्ट किये गए डाटा का ऑनलाइन सत्यापन कार्य एवं शेष फ्रॉम में डाटा प्रविष्टि कार्य किया जाना। यह ऑनलाइन सत्यापन कार्य उन्हीं कर्मियों के संबंध में किया जा सकता है जिन्होंने अपना डाटा लॉक कर दिया है।

सेवापुस्त सत्यापन में नोडल पदाधिकारी की क्या भूमिका है? सेवापुस्त सत्यापन में नोडल पदधिकारियों को ऑनलाइन Role Assign करने एवं गैर भविष्य निधि लेखा वाले पदाधिकारियों/कर्मचारियों के ऑनलाइन पंजीयन करने की शक्ति प्रदत्त है।

सेवापुस्त सत्यापन में स्थापना प्रभारी की क्या भूमिका है? सेवापुस्त सत्यापन में स्थापना प्रभारियों को ऑनलाइन Role Assign करने एवं गैर भविष्य निधि रेखा वाले पदाधिकारियों/ कर्मचारियों के ऑनलाइन पंजीयन करने की शक्ति प्रदत्त है। इसके साथ ही उन्हें उनकी स्थापना से संबंध कर्मियों के व्यक्तिगत डाटा प्रविष्टि कार्य के संबंध में डाटा पूर्ण करने संबंधी कार्य को अंतिम रूप से सत्यापित करना है।

Service Book सत्यापन की सुविधा का उपयोग किस प्रकार से किया जाएगा? इस प्रक्रिया को सर्वप्रथम सभी विभागों के नोडल पदाधिकारियों के द्वारा आरंभ किया जायेगा। नोडल पदाधिकारी अपने विभाग के ‘General Administrator’ (Admin) Credential se login करने के पश्चात् इस कार्य को प्रारंभ करेंगे।

नोडल पदाधिकारी General Administrator Login करके Role Assignment तथा Contract Employee के पंजीकरण का कार्य किस प्रकार से करेंगे? Login करने के पश्चात् नोडल पदाधिकारी अपने Account में दिखने वाले ‘Office Administer’ Menu Item को Select करने के बाद विकल्पों पर Click करने के पश्चात् अपना कार्य आरंभ करेंगे।

User Management – Employee Entry के द्वारा क्या –क्या कार्य किए जायेंगे? इस Menu के द्वारा दो कार्य किए जाएंगे। पहला, वैसे नये कर्मचारी के मानवसंपदा में पंजीकरण जिनका विवरण Treasury MIS में उपलब्ध न हो; तथा दूसरा, इस माध्यम से पंजीकृत कर्मचारी के विवरण में वांछित सुधार। यह कार्य क्रमशः ‘Employee Generation Code’ तथा ‘Edit Employee Detail’, रेडियो – बटन के माध्यम से किया जाएगा।

(क) वैसे कर्मचारी, जिनका विवरण Treasury MIS में उपलब्ध ना हो, को मानवसंपदा में पंजीकृत करने की प्रक्रिया क्या है।

Employee Generation Code को Select करने के पश्चात एक Form देखेगा। इस फॉर्म में सविंदा कर्मी का विवरण अंकित करें, तत्पश्चात Generate कर्मचारी कोड b बटन पर क्लिक करें। क्लिक करने पर उस संविदा कर्मी का एक कर्मचारी कोड स्वत: Generation हो जाएगा। यह कर्मचारी कोड ही उस संविदा कर्मी का मानव सम्पदा पोर्टल के लिए लॉग इन होगा इसलिए यह आवश्यक होगा की नोडल पदाधिकारी/ स्थापना प्रभारी कर्मी का कर्मचारी कोड नोट कर लें। इसके बाद उत्तर 64. में उल्लेखित विधि में कर्मी को ‘General Role देते हुए उनका पासवार्ड लॉग इन उनका कर्मचारी कोड होगा तथा पासवर्ड होगा जो उत्तर 60. में उल्लेखित विधि निर्धारित हुआ है।

(ख) उपर्युक्त विधि से पंजीकृत कर्मचारी के विवरण में सुधार कैसे किया जा सकता है?

उल्लेखित Edit Employee Details Select करने के पश्चात एक Form दिखेगा, जिसका उपयोग कर पंजीकृत कर्मचारी के विवरण में सुधार किया जा सकता है।

इसके लिए Enter Employee Detail के Textbox के में पंजीकृत कर्मी के कर्मचारी कोड को डालकर सर्च करें। इसके पश्चात उनके विवरण में सुधार करके update Employee Record पर क्लिक करें।

नोडल पदाधिकारी/ स्थापना प्रभारी Role Assignment देने का कार्य कैसे करेंगे? नोडल पदाधिकारी/स्थापना प्रभारी के लॉग इन में उपलब्ध ‘Assign Role’ के द्वारा यह कार्य किया जाएगा। इसके लिए निम्लिखित दिशानिर्देश का पालन करें।

1. ‘Assign Role Menu’ पर क्लिक करें।

2. Search Employee में Dropdown List का प्रयोग करके पदाधिकारी/कर्मी का।

3. Application Name का चुनाव करें।

4. Role to Assigned’ Dropdown List से पदाधिकारी/कर्मी के का चयन करें।

नोट: इसमें विभिन्न प्रकार के Roles उपलब्ध हैं, जिनका विवरण अगले उत्तर के में दिया गया है।

5. इसके बाद Role Purpose को निर्धारित किया जाना है। इसमें निम्न दो विकल्प उपस्थित हैं।

पहला – Data Entry/ Administer / General का, जिसे उन कर्मियों को किया जाना है जिनको का ई-सेवापुस्त का Data Enter/Rectification कार्य दिया जाएगा अथवा उन कर्मियों को बतायी विधि से पंजीकृत किया गया है और उन्हें General रोल देना है।

दूसरा - Verification का जिसे उन स्थापना प्रभारियों को दिया जाना है, जिनको ई-सेवापुस्त के सत्यापन का कार्य करना है।

इसके बाद Current Status में Active पर Check करें User Password को Textbox में अंकित करें। इस पासवर्ड के द्वारा कर्मी मानवसंपदा में लॉग इन करेगा। कर्मी का लॉग इन उनका कर्मचारी कॉड होगा जो उनको उनके पंजीकरण के दौरान प्राप्त हुआ है।

HRMS में विभिन्न प्रकार के Role उपस्थित हैं। किस Role का क्या कार्य है? नोडल पदाधिकारी/ स्थापना प्रभारी के लॉग इन में Role to Assigned Dropdown में निम्नलिखित role उपलब्ध हैं

1. एडमिन

2. एस्टाब्लिश्मेंट ऑफ़ डाटा एंट्री

3. जनरल

4. एस्टाब्लिश्मेंट वरिफायिंग

5. ई-सेवापुस्त ट्रांजैक्सन (करेक्शन)

6. पेर्सोनेल

7. ट्रान्सफर/प्रमोशन

8. क्रिएट ट्रेनिंग प्लान

9. ए सी आर एक्सेप्टेंस

10. सुपर एडमिनिस्ट्रेटर

11. डिस्ट्रिक्ट एडमिनिस्ट्रेटर

रोल फेज - 2 (सेवापुस्त सत्यापन )

1. जनरल रोल

2. एस्टाब्लिश्मेंट डाटा एंट्री रोल

3. एस्टाब्लिश्मेंट डाटा वेरिफायिंग रोल

1. जनरल रोल - इस Role का द्वारा कर्मी अपने विवरण फॉर्म 1-8 में भरकर सूचना को LOCK कर सकेंगे।

सभी कर्मी मानव संपदा में ‘जेनेरल रोल के अंतर्गत ही पंजीकृत होते हैं। वैसे कर्मी जिन्होंने Treasury MIS के माध्यम से स्वयं को पंजीकृत किया है उन्हें ‘जेनेरल रोल स्वत: मिल जाता है, किन्तु जिन कर्मियों को नोडल पदाधिकारी/स्थापना प्रभारी के द्वारा उत्तर 3 ए. में बतायी विधि से पंजीकृत किया गया है उन्हें ‘जेनेरल रोल’ उत्तर 64 में बतायी विधि से दिया जाना है।

ई-सेवापुस्त सत्यापन का कार्य निम्न दो Role के माध्यम से किया जाएगा।

2. एस्टाब्लिश्मेंट डाटा एंट्री रोल – इस माध्यम से कर्मियों द्वारा Lock किए गए ई-सेवापुस्त के डाटा का सत्यापन, शुद्धिकरण तथा शेष आंकड़ों की प्रविष्टि का कार्य किया जाएगा।

यह Role उन कर्मियों (यथा – कंप्यूटर ओपरेटर/लिपिक/सहायक) को दिया जाना है जिन्हें कर्मियों द्वारा Lock किए गए ई-सेवापुस्त के डाटा एस्टाब्लिश्मेंट डाटा वेरिफायिंग ऑफिसर द्वारा प्रदान किया जाएगा।

3. एस्टाब्लिश्मेंट डाटा वेरिफायिंग रोल - इस के माध्यम में एस्टाब्लिश्मेंट डाटा वेरिफायिंग रोल के द्वारा ई-सेवापुस्त के सत्यापन, शुद्धिकरण तथा शेष आंकड़ों की प्रविष्टि के लिए समर्पित ई-सेवापुस्त का अंतिम सत्यापन किया जाएगा।

यह Role विभाग का नोडल पदाधिकारी के द्वारा स्थापना प्रभारियों को जाएगा, जिन्हें ई-सेवापुस्त के अंतिम सत्यापन का कार्य करना है।

नोट : उल्लेखनीय है कि जिस कर्मी को ई-सेवापुस्त सत्यापन से संबंधित Role दिया जाना है, उनके स्वयं का फॉर्म – 8 सही सही भरकर LOCK रहना अनिवार्य है।

यदि कर्मी आउटसोर्सड है तथा उन्हें मूल रूप में सिर्फ ई-सेवापुस्त सत्यापन का के दिया गया है तो वह अपना फॉर्म 1-7 छोड़कर सिर्फ फॉर्म – 8 भर के LOCK कर सकतें हैं । LOCK करना अनिवार्य है।

स्थापना लिपिक/सहायक, जिनको ई-सेवापुस्त सत्यापन के लिए एस्टाब्लिश्मेंट डाटा एंट्री रोल दिया गया हो वे, अपना कार्य किस प्रकार से प्रारंभ करेंगे? इसके लिए स्थापना प्रभारी को ‘Establishment Verifying’ के रोल द्वारा एस्टाब्लिश्मेंट डाटा एंट्री का रोल स्थापना लिपिक/ सहायक को देना पड़ेगा। इसके बाद कर्मी अपने Account में Login करेंगे। Login करने के लिए उनका पासवर्ड वही होगा जो उनके Role के दौरान भरा गया है। Login करने के बाद उनके Account में एक ‘E-Service Book Master का Menu दिखेगा। इसके Sub Menu Item में फॉर्म 1-10 तथा Submit FORMs for सत्यापन का विकल्प उपलब्ध होगा ।

ई-सेवापुस्त Master सत्यापन की प्रक्रिया क्या है? सर्वप्रथम फॉर्म 1-10 में उन कर्मियों का GPF No. Search किया जाएगा/ Dropdown List से Select किया जाएगा, जिन्होंने अपना फॉर्म 1-8 तक भरकर LOCK कर दिया हो तथा उनकी स्थापना आपके पास हो।

कर्मी को Select कर उनके Manual Service Book से ई-सेवापुस्त के मिलान करने के पश्चात् यदि कोई त्रुटि अथवा कमी पायी जाती है तो उसमें सुधार अथवा प्रविष्टि कर सकते हैं। अब फॉर्म 8-10 तक Manual Service Book से देखकर शेष फॉर्म में आंकड़ों की प्रविष्टि की जाएगी।

ई-सेवापुस्त को अंतिम सत्यापन के लिए स्थापना प्रभारी के पास कैसे भेजा जाए? ई-सेवापुस्त को अंतिम सत्यापन के लिए स्थापना प्रभारी के पास भेजे जाने की प्रक्रिया निम्न प्रकार है –

1. जिस कर्मी के ई-सेवापुस्त को अंतिम सत्यापन के लिए भेजा जाना है उनका GPF No. Search किया जाएगा/Dropdown List से Select किया जाएगा।

2. इसके बाद जिस स्थापना प्रभारी के पास ई-सेवापुस्त भेजा जाना है, उनका Name of the Officer वाले Dropdown list के द्वारा select किया जाएगा।

3. Submit Forms for Verification बटन पर क्लिक कर इसे जमा करें। ई-सेवापुस्त स्थापना प्रभारी का पास अंतिम सत्यापन के लिए चला जाएगा तथा उनके लॉग इन Profile में दिखने लगेगा। अंतिम सत्यापन के लिए ई-सेवापुस्त भेजने पर उस कर्मी का Dropdown List नाम से हट जाएगा।

स्थापना प्रभारी द्वारा ई-सेवापुस्त सत्यापन का कार्य किस प्रकार किया जाएगा? इसके लिए नोडल पदाधिकारी को Assign Role के द्वारा ‘Establishment Verify का Role स्थापना प्रभारी को देना पड़ेगा। अब स्थापना प्रभारी अपने Account में लॉग इन करेंगे । लॉग इन करने के लिए पासवर्ड वही होगा जो उनके Role Assignment के दौरान भरा गया है। लॉग इन करने के बाद उनके Account में एक सेवापुस्त Verifying Administrator का मेन्यु दिखेगा, जिसके में चार विकल्प उपस्थित हैं।

प्रथम तथा द्वितीय में दिखने वाले तथा से कार्य उत्तर संख्या – 6, 7, एवं 8 में उल्लेखित विधि की सहायता से किए जा सकते है।

झारखण्ड सरकार के आधीन कार्यरत कार्मिक स्वयं को पंजीकृत व अधिक जानकारी हेतु कृपया इस लिंक पर जाएँ –

http://admis.hp.nic.in/manavsampada/login.aspx

स्रोत: मानव सम्पदा पोर्टल, झारखण्ड सरकार का कार्मिक विभाग